Adjoint(e) personnel(le) de direction #2100

Une résidence privée recherche une personne expérimentée, très organisée et débrouillarde pour agir comme adjoint(e) personnel(le) de direction auprès d’un fondateur et président exécutif ainsi que de sa famille. Le poste combine soutien exécutif et personnel, opérations résidentielles, gestion de projets, coordination des voyages et affaires familiales. La personne gère les engagements, rendez-vous, courses et suivis, collabore étroitement avec l’adjoint(e) exécutif(ve), facilite la circulation de l’information et prépare rapports, présentations, correspondance, documents de briefing et comptes rendus de réunions, tout en traitant les dossiers sensibles avec discrétion.

Le rôle soutient également les opérations quotidiennes des résidences et propriétés privées. Les responsabilités comprennent la coordination du personnel de maison, des fournisseurs et entrepreneurs, ainsi que l’organisation de l’entretien, des réparations, inspections et projets spéciaux. La personne agit comme liaison avec architectes, ingénieurs, arpenteurs et corps de métier, suit les dossiers ouverts, repère les inefficacités et fait avancer les projets. Elle gère des projets personnels et résidentiels de la planification à l’exécution, notamment les priorités, échéanciers, livrables, recherche de fournisseurs et négociations. Elle coordonne aussi les voyages nationaux et internationaux, hébergement, transport, itinéraires, calendriers familiaux, événements privés et courses. Le poste peut enfin soutenir des activités philanthropiques avec des organismes de bienfaisance, OBNL et donateurs, incluant logistique, communications, documentation et suivis.

• Minimum cinq ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) personnel(le), professionnel(le) des opérations exécutives, gestionnaire de résidence ou dans un rôle de soutien de haut niveau comparable.
• Formation collégiale ou universitaire.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités, projets et parties prenantes.
• Expérience en opérations résidentielles et gestion de fournisseurs considérée comme un atout.
• Excellentes aptitudes d’organisation et de gestion du temps.
• Excellent anglais parlé et écrit.
• Très grande discrétion, diplomatie et confidentialité.
• Autonomie, proactivité, résolution de problèmes et excellentes habiletés relationnelles.
• Flexibilité pour répondre à l’évolution des priorités du dirigeant et de la famille.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office et des outils de collaboration numérique, notamment Outlook, SharePoint et les plateformes de réunion virtuelle; la connaissance de Canva, Mailchimp ou Webflow est utile.
• Permis de conduire valide en Ontario et véhicule fiable.
• Capacité à effectuer occasionnellement de légères tâches physiques ou de manutention.
• Autorisation légale de travailler au Canada.

Lieu canonique affiché par Elite Domo : Markham, Ontario. Le corps de l’offre fait aussi référence à Toronto, ce qui reflète le contexte de travail dans la grande région de Toronto et auprès d’une résidence privée.
Type : permanent, temps plein.
Horaire : principalement du lundi au vendredi, avec possibilité occasionnelle de débuts matinaux, soirées, fins de semaine ou jours fériés selon les besoins du dirigeant et de la famille.
Rémunération : selon l’expérience; avantages sociaux complets annoncés.
Entrée en fonction : dès que possible.
Recruteur/contact lié dans RBB : Nicolas Marion, Elite Domo.
Prime de référencement affichée sur l’offre : 500 $ CA.